Kesibukanku (1)

Sungguh beberapa hari yang lalu merupakan hari-hari yang menyibukkan dan melelahkan. Tapi aku sangat senang telah dan mampu menjalaninya dengan optimal. Kesibukan ini dimulai sejak awal-awal November 2011 kemarin. Kebetulan sekitar seminggu sebelumnya saya mendapat amanah untuk menjadi pendamping kepanitiaan shalawatan bersama habib syeikh yang rencananya akan diadakan di kampusku, fakultas ekonomi UII.

Dengan bermodalkan semangat dan niat untuk membalas pembolosan yang dilakukan pada beberapa event besar kegiatan organisasi saat ramadhan 1432H, saya menerima amanah itu. Akhirnya dimulailah awal perjuanganku di bulan November. Perjuangan ini ku mulai dengan banyak melakukan koordinasi dengan panitia-panitia pioneer yang telah dibentuk sebelumnya oleh organisasi terkait kegiatan shalawatan tersebut. Namun ternyata, di dalam struktur kepanitiaan tersebut terdapat keroposan atau permasalahan yang cukup fatal dikarenakan ada beberapa panitia yang ditunjuk oleh organisasi belum menyatakan kesanggupannya untuk menerima amanah kepanitiaan ini. maka dikarenakan pelaksanaan kegiatan yang waktunya sudah lumayan dekat, sehingga pimpinan organisasi yang ku geluti segera mengambil tindakan tegas untuk mencari pengganti untuk melengkapi panitia-panitia pioneer tersebut.

Setelah terlengkapinya kekosongan pioneer dalam kepanitiaan, ternyata
permasalahan belum selesai. Kembali ada beberapa pioneer yang sebelumnya telah menyatakan kesanggupan mengundurkan diri secara terhormat yang tentunya menjadikan kepanitiaan ini kembali vacuum tanpa ada perkembangan. Akibat masalah ini, semangatku yang dulu kalo mau diistilahkan semangat 45 kini telah menjadi semangat 15. Saat itu pun saya hampir sudah tidak peduli terhadap kepanitiaan tersebut. Namun Alhamdulillah, setelah rapat pengurus inti organisasi akhirnya disepakati bahwa kepanitiaan dibentuk dalam system SC dan OC. Dimana SC (Steering Committe) sebagai pengonsep dan pengarah kepanitiaan yang terdiri atas dua orang, termasuk saya di dalamnya dan OC (Organizing Committe) selaku eksekutor di lapangan. Dengan bentuk ini, semangatku kembali berkobar karena permasalahan yang dialami kepanitiaan tidak lagi menjadi beban saya pribadi. Hehe

Dimulailah perjuangan awal dengan menentukan gambaran acara secara umum dan menyusun proposal kegiatan guna diajukan ke pihak Dewan Perwakilan Mahasiswa dan Fakultas. Bagi saya ini adalah pengalaman pertama dalam bentuk kepanitiaan semacam ini. karena dulunya hampir semua bentuk kepanitiaan yang saya geluti adalah bentuk EO (Event Organizer) yang tidak mengklasifikasikan fungsi sebagaimana SC dan OC. Pengalaman dan pengetahuanku bertambah dengan mencari referensi dari berbagai sumber dalam menyusun rancangan kegiatan secara rinci tiap harinya berdasarkan divisi yang saya sebut “matrix OC”. Selain itu, saya pun belajar bagaimana menyusun job description atau SOP bagi panitia-panitia yang dikategorikan sebagai OC alias eksekutor. Saya mencoba membuat segala sesuatu secara rinci agar dalam pelaksanaannya tidak ada tumpang tindih dan timbul sinergisitas.

Tanggal 16 Nopember, kami panitia yang baru dibentuk inisiatif untuk mengunjungi kediaman habib syeikh selaku ulama yang menjadi target kami untuk menjadi pembicara dan pemimpin utama dalam kegiatan shalawatan yang akan dilakukan di fakultas ekonomi UII. Kunjungan ini ternyata bukan kunjungan yang pertama kali dilakukan oleh organisasiku dan pihak fakultas ekonomi UII. Kunjungan pertama itu dilakukan sebelum dibentuknya kepanitiaan yang bertujuan untuk silaturahim dan meminta waktu kosong dari habib untuk memimpin kegiatan shalawatan di Fakultas ekonomi UII. Namun kunjungan tersebut belum dapat menghasilkan tanggal atau waktu yang pasti terkait kapan bisanya habib syeikh memimpin shalawatan di Fakultas Ekonomi UII. Lalu kunjungan kedua yang rencana dilakukan ini, bertujuan untuk silaturahim utamanya lalu memastikan waktu bisanya habib ke Fakultas Ekonomi UII. Dikarenakan saya berangkat ke solo bersama ponakan habib yang se-kampus denganku, akhirnya proses permohonan kepastian waktu ke habib menjadi lebih mudah dan akhirnya saya mendapatkan kepastian waktu, tanggal 3 desember 2011. Akhirnya kepulangan kami dari solo ke jogja membawa informasi yang membahagiakan dan cukup menguji nyali. Membahagiakan karena impian untuk mengadakan shalawatan bersama habib syeikh bin abdul qodir assegaf di kampus akhirnya kesampaian dan menguji nyali karena jeda waktua antara 16 Nopember dan 3 Desember hanya sekitar 20 hari. Tantangan terbesarnya menurutku adalah Bisakah saya dan kawan-kawan panitia melakukannya??

Dengan langkah optimis dan niat mencari ridho Allah, saya dan teman SC yang lain berkomitmen akan siap dan berusaha semaksimal mungkin untuk menyukseskan acara ini meskipun dalam waktu yang cukup singkat bagi pemula semacam saya.

Open recruitment panitia OC yang awalnya direncanakan sekitar 10 hari, akhirnya berdasarkan kesepakatan SC, durasi OPREC yang dilakukan hanya 2 hari yaitu 17 dan 18 Nop. Alhamdulillah, meskipun awalnya kami menargetkan merekrut panitia sebanyak 100 orang dalam waktu 10 hari, akhirnya kami dapat merekrut panitai selama 2 hari sekita 50-an orang. Dikarenakan waktu yang sangat singkat, sehingga tanpa menyia-nyiakan waktu, sabtunya tanggal 19 Nopember langsung diadakan pleno perdana semua panitia guna koordinasi, perkenalan dan penjelasan secara umum terkait kegiatan ini. lalu ahadnya dijadikan waktu libur dan istirahat layaknya istilah minggu tenang yang kadang diadakan sebelum ujian diselenggarakan.

Perjuangan pun mulai gencar ketika hari senin tiba. Koordinasi antara panitia OC dan kegiatan-kegiatan awal yang meti dilakukan mulai gencar dilaksanakan berdasarkan matriks OC yang telah dibuat dan disosialisasikan saat pleno. Mulai dari pembuatan surat, perijinan, menghubungi pihak-pihak penyedia peralatan, pencairan dana, pembuatan design, sampai pengkoordinasian sedang gencar dilakukan. Alhamdulillah akhirnya matrix OC yang telah dibuat dengan cukup memeras pikiran dan stamina dapat bermanfaat dan memperlancar proses persiapan kegiatan shalawatan yang akan dilakukan tanggal 3 desember.

Kecemasan dan kekhawatiran seketika lenyap saat melihat semangat dan kinerja para panitai OC yang terekrut dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Namun permasalahan yang tidak pernah terduga sebelumnya olehku akhirnya muncul. Dari pihak atasan yang sepengetahuanku akan membiayai pelaksanaan kegiatan ini full yang dianggarkan sekitar 40-an juta, nyatanya belum mengetahui sama sekali akan diadakannya kegiatan ini. lalu dilain pihak, muncul complain-komplai dari pihak lembaga kemahasiswaan akibat rencana pembiayaan secara total oleh fakultas terhadap pelaksanaan kegiatan shalawatan ini. akhirnya berdasarkan musyawarah antara perwakilan panitia mahasiswa dan fakultas untuk mencari mufakat dan win-win solution terkait kegiatan ini, maka diambil keputusan bahwa pelaksana dan penyelenggara diambil alih oleh fakultas dan mahasiswa sebagai panitia pelengkap kegiatan ini. secara umum keputusan ini memang merupakan win-win solution terbaik, karena organisasiku yang dikenal dengan Lembaga Dakwah Fakultas Jamaah Al-Muqtashidin (LDF JAM) FE UII memiliki harapan utama berupa terselenggaranya kegiatan shalawatan bersama Habib Syeikh bin Abdul Qodir Assegaf di kampus, sedangkan dari pihak fakultas selain memiliki harapan yang sama juga tidak mau menanggung malu akibat pembatalan pelaksanaan kegiatan shalawat ini.

Akibat peralihan penyelenggara kegiatan ini, beberapa panitia terekrut mengundurkan diri dan progress yang seharusnya dilakukan berdasarkan matrix OC tersendat begitu rupa. Tepat tanggal 21 Nopember 2011, diadakan pleno perdana antara mahasiswa dan panitia fakultas guna transferring secara umum terkait kepanitiaan ini dan progress yang telah dan akan dilakukan. Dan koordinasi terus dilakukan hampir tiap hari antara panitia mahasiswa dan panitia fakultas guna menyukseskan acara ini. beragam koordinasi telah dilakukan, progress pun mengalami kemajuan dan publikasi pun telah tersebar.

Hingga hari senin, masuk sms di hape saya yang menginformasikan bahwa habib syeikh sakit dan kepanitiaan untuk sementara dihentikan. Informasi ini tentunya menyebabkan semua panitai geger. Pihak fakultas pun lebih geger, karena hari senin yang awalnya direncanakan menjadi hari kunjungan dekan FE UII ke kediaman Habib Syeikh di Solo akhirnya menjadi kunjungan guna menjenguk habib syeikh. Selepas kuliah saya segera ke ruangan pimpinan panitia fakultas guna menanyakan informasi ini. menurut pimpinan tersebut yang ikut pula dalam kunjungan ke solo pagi tadi bahwa Sesampainya di rumah habib, ternyata di kediaman habib kosong tidak ada orang sama sekali kecuali security yang terlihat berlalu lalang di sana. Lalu beliau mencoba menghubungi asisten habib, dan dari pihak habib menyatakan bahwa kemungkinan habib dapat memimpin shalawatan di FE UII sangat kecil karena akan diadakan penyusunan ulang jadwal habib syeikh. Dan dari pihak habib memastikan bahwa mereka menganggap hal ini sebagai hutang dan harus dibayar oleh mereka.

Berdasar informasi ini, sore harinya saya mengumpulkan semua panitia untuk koordinasi dan penyampaian informasi bahwa kepanitiaan untuk sementara di vacuum kan dan pelaksanaan shalawatan di kampus diundur karena habib syeikh sakit. Sampai hari ini, pem-vacuum-an ini masih berlanjut dan belum diketahui berakhir kapan. Tapi kami semua berharap bahwa hal ini tidak berlangsung lama berdasarkan tanggapan dari habib yang menganggap pembatalan ini sebagai hutang.